Useljenje u poslovni prostor može biti uzbudljivo vreme za vlasnika malog preduzeća. To označava punoletstvo za firmu koja je nadživela korisnost kućne kancelarije. Potrebno je više prostora za smeštaj novih zaposlenih i više opreme, kao i za održavanje sastanaka, konferencija i predstavljanja proizvoda. Komercijalna kancelarija daje vlasniku malog preduzeća osećaj da podiže posao na sledeći nivo rasta — sa kontinuiranim rastom koji se željno očekuje.
Koliko poslovnog prostora treba da iznajmite?
Kada razmišljate o tome koliko komercijalnog prostora da zakupite, dodajte malo dodatnog prostora ukupnoj kvadraturi prostora koji trenutno zauzimate za budući rast. Odredite koliko zaposlenih očekujete da će biti smešteno u tom prostoru do kraja sledeće godine. Odredite koji će vam nameštaj i kancelarijska oprema biti potrebni da biste ih smestili.
Utvrdite da li će vam trebati prijemni prostor. Odlučite se za imidž koji želite da prikažete kroz raspored i dizajn vašeg prostora. Odredite koliko vam je prostora potrebno za konferencijske sale i/ili prostorije za prezentacije.
Pokušajte da predvidite dve ili tri godine od početka zakupa – da li će novi prostor zadovoljiti vaš očekivani rast?
Gde bi trebalo da smestite svoju kancelariju?
Veoma je važno gde smeštate svoju firmu. Ako se nalazite u luksuznom prigradskom naselju ili u modernom delu centra grada, možete privući imućne potrošače. Ali takođe ćete se suočiti sa visokim troškovima zakupnine ili lizinga, koji bi progutali dragoceni novac. Manje luksuzne oblasti mogu ponuditi poreske olakšice ili prostore sa atraktivnim opcijama zakupa. Međutim, ova područja mogu imati visoke stope kriminala ili vandalizma. Šta kažete na putovanje do posla – kolika je udaljenost od vašeg doma do vašeg novog poslovnog prostora? Sve ovo treba pažljivo razmotriti kada odlučujete gde da smestite svoju firmu.
Parking
Trebalo bi da odredite kakve će biti potrebe za parkingom i vaših zaposlenih i kupaca — da li prostor koji razmatrate nudi dovoljno parkinga za vaše potrebe i potrebe okolnih preduzeća? Da li je parking podzemni ili ulični parking sa naplatom? Da li je dostupan parking za osobe sa invaliditetom?
Zakupci
Proverite ostale zakupce u zgradi ili poslovnom kompleksu koji ćete iznajmiti. Saznajte koliko dugo su u zgradi. Pitajte da li su u dobrim odnosima sa stanodavcem. Saznajte da li su njihova iskustva kao stanara uglavnom zadovoljavajuća. Raspitajte se o premijama osiguranja, obezbeđenju zgrade i uslugama čišćenja zgrade.
Pristup za osobe sa invaliditetom
Proverite da li zgrada koju nameravate da zakupite ispunjava propise o pristupu osobama sa invaliditetom, uključujući odgovarajuće toalete. Uverite se da je vaš kancelarijski prostor dizajniran tako da zaposleni sa fizičkim poteškoćama mogu lako da se kreću i da im se pruži prilika da budu potpuno produktivni. Ako radite na renoviranju svog prostora, možda ćete morati da učinite ulaze i kupatila dostupnim osobama sa invaliditetom, iako nemate zaposlene sa takvim potrebama, i iako samo iznajmljujete, a ne kupujete prostor.
Javni prevoz
Ako je parkiranje na ulici ili van ulice ograničeno ili nedostupno, smeštanje vaše firme u neposrednoj blizini javnog prevoza dobija na značaju. Ne mogu vam reći koliko može biti izuzetno korisno u privlačenju novih zaposlenih ako niste dostupni samo javnim prevozom, već zaista lako dostupni! Pristupačnost javnog prevoza može se čak koristiti i kao sredstvo za oglašavanje za privlačenje kupaca.
Proširenje
Ako ste privučeni određenim kancelarijskim prostorom, ali želite da taj prostor preuredite u skladu sa vašim potrebama – da izgradite pregrade za kabine ili uklonite zidove da biste otvorili prijemni prostor – uverite se da stanodavac nema prigovora na to. Dobijte pismenu dozvolu. Pogledajte da li možete pregovarati o smanjenju plaćanja zakupa u zamenu za to da sami obavite preuređenje.
Komunalne usluge
Saznajte koliki su uobičajeni troškovi za grejanje, struju i klimatizaciju u kancelarijskom prostoru sličnom onom koji razmatrate u istoj zgradi. Zatražite od stanodavca ili drugih stanara zgrade kopije računa za komunalne usluge za poslednjih šest meseci. Raspitajte se o potrebnim depozitima na računu od svakog od komunalnih preduzeća koje ćete koristiti. Ako imate prethodnu istoriju naplate u nekom od komunalnih preduzeća, možda nećete morati da podnesete depozit.
Planovi kancelarija
Imate tri osnovna izbora u planovima kancelarija: podela po particiji, otvoreni prostor ili pojedinačne zatvorene prostorije. Moguća je i kombinacija bilo kog od ovih planova.
Particije: Otvorene kancelarije podeljene particijama su nekada bile u modi u mnogim velikim korporacijama. Prednost ove konfiguracije prostora je u tome što njena fleksibilna priroda nudi mogućnost za promenu, istovremeno pružajući umeren nivo vizuelne i zvučne privatnosti. Niko ne gleda direktno u drugog zaposlenog i razgovori se mogu voditi bez straha da će biti slušani.
Nedostaci su u tome što se zaposleni mogu osećati izolovano u svojoj maloj „kocki“ i to ne podstiče osećaj zajedništva. Osim ako nije sistem particija visokog kvaliteta, verovatno ne izgleda privlačno i može izgledati zastarelo. Dostupan je širok spektar sistema pregrada. One mogu biti izuzetno razrađene i složene ili jeftine i jednostavne.
Otvoreni prostor: Drugi pristup organizovanju prostora je otvoreni dizajn. Ovaj dizajn bi trebalo da stvori snažan osećaj zajednice među radnicima, ali pati od nedostataka u vidu buke i vizuelne konfuzije. Trenutno se posmatra modernim. Međutim, iako sam radio u otvorenom kancelarijskom prostoru i to je dobro funkcionisalo, obično otkrijem da kada je prostor zaista pun i svako mesto oko mene je zauzeto, to je previše—previše ljudi previše blizu. Takođe, čitao sam o drugim ljudima koji rade u otvorenom kancelarijskom prostoru i razvili su nepisano pravilo da što manje verbalno komuniciraju jedni sa drugima.
Dakle, moj osnovni osećaj u vezi sa otvorenim prostorom je da to može da funkcioniše odlično ili može biti užasno! Ključno je da vam je zaista potrebno puno prostora da bi to funkcionisalo, dovoljno da ljudi ne osećaju da su jedni na drugima, a takođe bi prostor trebalo da izgleda ekstra zanimljivo i zabavno.
Zatvorene prostorije: Zatvorene prostorije mogu biti veoma skupa opcija za dizajn kancelarije. Ova opcija ne nudi fleksibilnost ni podeljenih, ni planova otvorenog prostora. Međutim, nudi vrhunsku privatnost. Ako idete u privatne kancelarije, predlažem vam da barem ohrabrite zaposlene da ostave svoja vrata otvorena kad god je to moguće kako biste podstakli interakciju i razmenu ideja.
Ako se odlučite za ovaj plan, obezbedite dozvolu stanodavca da završite sve građevinske radove koji su potrebni da bi se zadovoljile vaše potrebe.
Hibridni pristup: Neka kombinacija particioniranih, otvorenih i zatvorenih prostorija je još jedan pristup. Možda imate, na primer, potpuno otvorene prostore za administrativno ili pomoćno osoblje, pregrađene kabine za zaposlene srednjeg nivoa i zatvorene prostore za starije osoblje.
Kako da unesete funkcionalnost u dizajn vaše kancelarije
Funkcionalnost je važan faktor kada razmišljate o dizajnu kancelarije. Prvi funkcionalni aspekt koji treba da rešite je smanjenje buke. Vaši zaposleni moraju biti u stanju da jasno čuju da bi efikasno vodili telefonske razgovore. Morate da postavite faks mašine, foto-kopir aparate i drugu glasnu opremu van puta i van dometa.
Takođe, morate da napravite funkcionalne prolaze koji omogućavaju zaposlenima lako i brzo kretanje iz jednog dela kancelarije u drugi.
Ne zaboravite da grupišete ljude prema njihovoj funkcionalnoj potrebi da se međusobno povezuju.
Uzmite u obzir perspektivu klijenata prilikom dizajniranja kancelarije
Utisak klijenta o vašem poslovnom prostoru kada on ili ona prvi put uđe na vrata je ključan. Isto važi i za zaposlene, a posebno za novo zaposlene.
Razmislite o stvaranju čekaonice na ulazu. Može biti vrlo jednostavno, a ipak gostoljubivo, udobno i profesionalno. Sve što vam zaista treba je par lepih stolica i sto.
Sala za sastanke takođe može biti važna u vašem poslu. Ova prostorija bi trebalo da bude što impresivnija, čak i ako ne možete da priuštite da se posvetite dizajniranju i opremanju drugih delova vašeg poslovnog prostora. Postavite lepu prostoriju u blizini recepcije sa konferencijskim stolom i lepim stolicama. Ovo će svakom klijentu dati dobar osećaj o vašoj organizaciji.
Dodeljivanje prostora
Dodeljivanje prostora osoblju može biti neverovatna politička igra, čak i među zaposlenima koji se obično ne ljute. Poznato je da se dugogodišnji radnici bore za to mesto pored prozora ili najveći kancelarijski prostor. Ovo je pitanje prestiža, naravno, i mnogi zaposleni povezuju dodelu prostora sa pravcem svoje karijere.
Najbolji pristup je da sami napravite raspodelu i da to bude kraj priče. Jasno dajte do znanja da ste pažljivo razmislili o raspodeli, a ovo je jednostavno plan koji ste osmislili i kojeg ćete se pridržavati. Pokušajte da svakoj osobi date adekvatan prostor za obavljanje njenog posla. Predvidite unapred primedbe koje svaka pojedinac može imati. Ako ne odredite prostor odlučno, ljudi će zgrabiti sve što mogu ili će kukati i žaliti se. U svakom slučaju, to će vam zadavati probleme.
Takođe, unapred odlučite u kojoj meri će zaposlenima biti dozvoljeno da ukrašavaju svoj prostor, farbaju zidove ili kače fotografije ili postere. Ukratko, postavite smernice za personalizaciju kancelarijskog prostora. Ne želite da se nađete u neprijatnoj poziciji da zahtevate uklanjanje bilo kakvih dekorativnih elemenata nakon što ste ih prethodno dozvolili.
Početak rada na dizajniranju kancelarije
Počnite tako što ćete napraviti brzu, grubu skicu izgleda i koncepta dizajna vaše kancelarije pomoću olovke i papira. Ako se zaista osećate ambiciozno, nabavite jedan od komercijalno dostupnih dizajnerskih programa. Onda biste možda želeli da dočarate svoju šemu korišćenjem softvera za raspored prostora ili kreiranjem detaljnije skice. Koristite skalu za skicu—x centimetara jednako x kvadratnih metara—ili napravite svoj izgled na grafikonu. Pre nego što se uselite i počnete da rušite zidove ili da vučete stolove, izvadite metar i obeležite zidove, hodnike, pregrade i stolove maskirnom trakom. Dovedite nekoliko ključnih zaposlenih da razgovaraju o rasporedu. Ovo pomaže da vaš tim to prihvati, a njihov doprinos u konačnom rasporedu ublažava mogućnost velikih razmirica na dan useljenja.
Stavke koje treba zapamtiti
- Pažljivo napravite listu mnogih važnih faktora pri odabiru vaše kancelarije.
- Nakon što izračunate koliko vam je prostora potrebno, dodajte još prostora za rast u budućnosti.
- Razmotrite otvoreni ili delimično otvoreni plan prostora kako biste podstakli osećaj zajedništva.
![676470206dc1b1c7c2ca07aa modern workplace design p 1600[1]](https://www.our.rs/wp-content/uploads/2025/05/676470206dc1b1c7c2ca07aa_modern-workplace-design-p-16001-960x720.webp "676470206dc1b1c7c2ca07aa modern workplace design p 1600[1]")
![Knez Mihailova Street (13808033864)[1]](https://www.our.rs/wp-content/uploads/2024/12/Knez_Mihailova_Street_138080338641-e1734513490741-960x720.jpg "Knez Mihailova Street (13808033864)[1]")
